Time Management: cos’è?
L’equazione “tempo = denaro” ha radici molto antiche. Già Seneca, che era un filosofo dell’antica Roma e non certo un guru del business, sosteneva che il tempo fosse da sfruttare appieno, senza sprecarlo. Perché il tempo è una ricchezza, un patrimonio che, una volta sprecato, non torna più indietro.
Se ti riconosci nella descrizione dell’imprenditore (o aspirante tale) perditempo devi fare due cose: sentirti in colpa per il tempo sprecato e canalizzare questo senso di colpa nella messa in atto di un efficace time management. Ma in cosa consiste il time management? In operazioni che mirano a una migliore gestione del tempo per la tua azienda, ossia:
- pianificazione (ossia il project management, di cui il tempo è una coordinata importante)
- allocazione di obiettivi e tasks (suddivisi fra telefonate, appuntamenti, cose da fare e da delegare) nell’arco del tempo
- definizione degli obiettivi (che devono essere S.M.A.R.T., acronimo per Specific, Measurable, Achievable, Realistic Time-Based, ossia “specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e temporalizzabili)
- delega (ossia il delegare mansioni a soci e collaboratori, come in ogni perfetto lavoro di squadra aziendale)
- analisi del tempo
- monitoraggio (ossia il controllo dei risultati e del tempo impiegato a conseguirli)
- organizzazione
- programmazione (ossia lo stabilire una tabella di marcia in cui ogni azione ha un inizio e una data di scadenza)
- definizione delle priorità (secondo schemi come, ad esempio, la matrice di Eisenhower, come vedremo fra poco)
Come migliorare il proprio time management.
Le operazioni di cui consta il time management, per quanto siano numerose, se coordinate fra loro permettono non solo di portare a termine tutti i compiti prefissati nelle deadlines previste, ma anche di evitare che il lavoro invada il tempo di libero di ciascuno di noi.
Il nostro obiettivo è il la regola dell’80/20, ossia raggiungere l’80% dei risultati nel 20% del tempo. Ovviamente questo (apparentemente) risicato 20% di tempo sarà sufficiente a farci portare a termine i task più importanti e urgenti. I compiti meno urgenti ed importanti li delegheremo al tempo restante.
Ovviamente, per raggiungere tali traguardi di efficienza, efficacia e produttività abbiamo solo l’imbarazzo della scelta delle tecniche da utilizzare.
Tecniche di time management
La matrice di Eisenhower
La matrice di Eisenhower, specie se fatta all’inizio della propria giornata d’ufficio, permette di fare il quadro della situazione. Un quadro suddiviso in quattro quadranti:
- cose importanti e urgenti
- cose importanti ma non urgenti, che si ha tutto il tempo di pianificare
- cose urgenti ma non importanti, che si possono delegare al socio o collaboratore
- cose inutili e non urgenti, che si possono tranquillamente cancellare dalla propria agenda onde evitare tempo e risorse
La tecnica del pomodoro
Escogitata da un ancor giovane Francesco Cirillo, che cercava un antidoto contro le distrazioni dallo studio, la tecnica del pomodoro necessita solo di tre cose: costanza, una lista di cose da fare e un timer da cucina (da cui il nome della tecnica, ispirato ai timer a forma di pomodoro).
La tecnica del pomodoro è scandita dalle seguenti fasi
- regolare il timer sui 25 minuti e dedicarli al proprio compito
- allo scadere di essi concedersi 5 minuti di pausa
- dopo il break far partire un altro pomodoro da 25 minuti
- Ogni quattro pomodori completati fare una pausa di 15 minuti
Come gestire il tempo in un team aziendale.
Una volta imparato a gestire il proprio tempo è bene gestire anche quello del proprio team, il che è difficile ma non impossibile. Oltre che possedere delle innate capacità di leadership e organizzazione, bisogna adoperare dei tools che creino mappe mentali. Esse predisporranno in uno schema ordinato le attività aziendali. Attività le quali verranno affidate ciascuna a una risorsa competente indicando anche deadlines. Tali informazioni saranno a disposizione di ogni utente grazie a files condivisi su Google Drive. Per calendarizzare i tasks di ogni risorsa dell’azienda si ricorrerà a Google Calendar.
Altre dritte per un miglior time management.
Altri consigli per una migliore gestione del tempo, sia in azienda che nella propria vita, sono:
- evitare di essere multitasking in quanto disperdere tempo ed energie in più mansioni in contemporanea inficia il risultato finale in ognuna di esse. In quest’ottica, a costo di essere scortesi con un cliente/collega/superiore bisogna saper dire di no.
- svegliarsi presto la mattina per sfruttare appieno la giornata (lapalissiano, ma è bene chiarirlo)
- stare alla larga da Facebook e altre distrazioni mediatiche che ci distolgono dai nostri obiettivi
- creare appuntamenti fissi e piccole riunioni per confrontarti coi tuoi colleghi e fare il punto della situazione.
