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Smart working e sistemi di project management

Smart working e project management

Lo smart working, o “lavoro agile/intelligente” è un concetto relativamente nuovo, soprattutto nell’ambito delle PA e delle PMI del nostro paese.
Nonostante gli sviluppi digitali sempre più veloci e le possibilità offerte dalle nuove tecnologie, il mercato del lavoro italiano sembra, per lo più, fermo a 30 anni fa.

Da una parte troviamo molta diffidenza da parte dei datori di lavoro ad adottare politiche di smart working nelle loro aziende. Molti infatti sono convinti che sia necessario controllare direttamente i dipendenti, per garantire il corretto svolgimento delle attività lavorative.
Inoltre c’è la, del tutto errata, convinzione che lo smart working riduca la produttività.

Dall’altra parte troviamo i dipendenti, spesso così abituati a recarsi in ufficio tutti i giorni da mal digerire il lavoro da casa.
Alcuni si demotivano e si sentono in un qualche modo “tagliati fuori” dall’ambiente lavorativo, mentre chi rimane in ufficio si sente privato di un qualcosa percepito come un benefit.

I numeri insomma, non sono ancora altissimi. Con una percentuale di progetti strutturati intorno al 16%, la media del bel paese è ancora bassa, anche se l’interesse per lo smart working è aumentato notevolmente.
Per questi e molti altri motivi, adottare una strategia di smart working è una decisione che non va presa con leggerezza.
Un’attenta pianificazione e formalizzazione del programma, una comunicazione chiara ed il coinvolgimento di tutte le parti, sono le chiavi per realizzare un cambiamento vantaggioso.

LA TUA AZIENDA È PRONTA PER LO SMART WORKING?

Prima di mettere in atto i cambiamenti necessari per attuare una trasformazione organizzativa parziale o totale dovrai chiederti:

  • Quali opportunità può offrire alla mia azienda?
  • Quali motivazioni ha la mia azienda?
  • Con quali modalità posso realizzarlo?

Solo avendo ben chiari questi aspetti preliminari potremo avere una reale possibilità di volgere lo smart working a nostro beneficio.
Molte aziende, soprattutto in periodi di crisi, come ad esempio la pandemia per Covid-19 che stiamo vivendo, pensano che lo smart working sia la panacea di tutti i mali.

Purtroppo la questione è molto più complessa e non va presa alla leggera.
Cercare di avviare un’attività di smart working senza essere minimamente preparati ai cambiamenti che richiede, finirà per far correre alla vostra azienda rischi anche maggiori.

LE LEVE DI PROGETTAZIONE DELLO SMART WORKING

Adottare lo smart working equivale a modificare molte abitudini aziendali.
È un percorso di cambiamento profondo che interviene su vari piani dell’organizzazione come quello manageriale, formativo, tecnico ma anche giuridico.
Prima di iniziare il viaggio dovremo quindi capire se possediamo i 3 asset necessari:

1- Behaviour (comportamenti). Lo smart working è completamente slegato da concetti come spazio fisico e tempo. Non importa dove siamo e quante ore di lavoro dedichiamo ad un progetto. L’unica cosa che conta è il raggiungimento dell’obbiettivo concordato. Il lavoratore smart quindi deve essere educato alla gestione autonoma del proprio tempo. Allo stesso tempo il datore di lavoro non deve rimpiangere il cartellino ma fidarsi delle decisioni strategiche dei suoi smart workers.

2- Bytes (tecnologia). Avere la consapevolezza degli strumenti tecnologici che possono aiutarci è il primo passo da fare per avviare un progetto di smart working. La seconda cosa da fare invece è formare i nostri dipendenti per usare questi strumenti collaborativi che permetteranno di essere sempre connessi e aggiornati. I tool sono moltissimi, basta solo scegliere quello più adatto alle esigenze del nostro business.

3- Bricks (spazi fisici). Anche se la tua azienda intende adottare lo smart working solo parzialmente, non tralasciare l’importanza degli spazi di lavoro. È dimostrato che le postazioni fisse scoraggiano la cooperazione mentre gli open space favoriscono il lavoro del team. Che i tuoi dipendenti lavorino in ufficio, in un coworking o da casa, un ambiente confortevole renderà più facile rispettare scadenze ed obbiettivi.

SISTEMI DI PROJECT MANAGEMENT PER LO SMART WORKING

Come dicevamo, lo smart working modifica radicalmente il rapporto tra lavoratore ed azienda.
Per ripensare in modo intelligente le modalità in cui svolgere le attività, bisogna superare concetti come postazione fissa, ufficio singolo, orario prestabilito, condivisione del lavoro e dei compiti.
Lavorare in modo smart significa dare spazio alla personalizzazione, alla flessibilità e alla virtualità.

cos'è il project management

Per garantire il raggiungimento degli obbiettivi aziendali e per gestire in modo fluido lo smart working esistono piattaforme di ogni genere.
Lo scopo di questi strumenti è mettere in comunicazione il team di lavoro e creare uno spazio virtuale condiviso dove scambiarsi informazioni di vario tipo.
I sistemi di project management devono permettere di:

1- Comunicare più efficacemente. Focalizzando il flusso delle comunicazioni in un unico canale, accessibile a tutti, si eliminano i gap e la dispersione delle informazioni. Invece di usare email, chat, messaggi e telefonate abbiamo un unico luogo per aggiornare tutto il nostro team sui progressi del progetto.

2- Facilitare il team working. Ogni membro del team sarà sempre informato dei propri compiti, di quelli degli altri e dello stato dei lavori. Sarà così facile coprire attività scoperte ed evitare sovrapposizioni nei task.

3- Effettuare un ottimo monitoraggio. Il responsabile del progetto (project manager) potrà avere in ogni momento un quadro completo delle attività, del rendimento del singolo, dei budget e delle tempistiche.

4- Ottimizzare i progetti. Invece di avere un unico grande obbiettivo fissato lontano nel tempo, sì potrà frazionare il progetto in step intermedi. Una road map che permetterà di mantenere un focus migliore sui task assegnati e sulle varie fasi del lavoro.

Ogni azienda, dovrà trovare la piattaforma più adatta alle proprie esigenze.
Sul mercato infatti ne troviamo tantissime: semplici, complesse, gratuite o a pagamento, dotate di app per smartphone o utilizzabili via desktop.
Non è importante se l’azienda sia grande o piccola; ciò che conta è capire che tipo di caratteristiche deve avere il sistema per facilitare lo smart working.

STRUMENTI DI PROJECT MANAGEMENT

Lo scopo di uno strumento di project management è stabilire connessioni remote, agevolare la condivisione e lo svolgimento del lavoro, distribuire e condividere informazioni di vario genere. Esistono piattaforme diverse per effettuare operazioni differenti.

L’optimum è trovare la soluzione globale più completa o integrare tutti gli strumenti che ci permettono di coprire varie aree funzionali.
A seconda della funzione/obbiettivo, le piattaforme di project management possono dividersi in:

  • cloud storage. Tutti quei sistemi che permettono di archiviare file online, accessibili in qualsiasi momento dai membri del team. Usando una piattaforma del genere potremo sincronizzare, aggiornare e recuperare documenti senza salvarli su un computer o un server. Le più note sono Google Drive, Dropbox o Microsoft 365.
  • software per VoIP. Sono in sostanza tutti gli strumenti che permettono ai membri dei team di lavoro di scambiare file, messaggi o effettuare chiamate vocali via web. Spesso sono integrate per permettere videoconferenze multiple. Alcuni esempi sono Skype, Google Duo o Hangout.
  • software di messaggistica istantanea. Si tratta di applicazioni per gestire e scambiare messaggi di testo, vocali, video o altri media. I più utilizzati sono Whatsapp, Messenger e Telegram.
  • software di collaborazione aziendale e task manager. Sono piattaforme che permettono di riunire un team con uno stesso intento di business e di facilitare la cooperazione per il raggiungimento dello scopo. Sono gli strumenti più utilizzati in ambito di smart working per le numerose feature presenti. Alcuni esempi sono Podio, Asana e Basecamp.

COME ORGANIZZARE IL LAVORO SMART?

Come abbiamo già detto, il lavoro da remoto non si può improvvisare ma va organizzato con una strategia ben precisa e gradualmente nel tempo.

In momenti di crisi molte aziende cercano di adottare la tattica dello smart working dall’oggi al domani, sperimentandone, nella maggior parte dei casi, il lato peggiore.
Per evitare che ciò accada partiamo da alcuni semplici punti che ci aiuteranno ad iniziare ed ottimizzare lo smart working della nostra azienda:

1- Scegliamo lo o gli strumenti di project management che fanno al caso nostro. Non è necessario spendere cifre importanti, soprattutto all’inizio, perché molti servizi gratuiti o in versione basic saranno più che sufficienti.

2- Stendiamo un documento di policy per i dipendenti. Cerchiamo di essere chiari e trasparenti con tutti nello stabilire le modalità e le regole del lavoro agile. È fondamentale tracciare le linee guida e condividerle con chiunque verrà coinvolto.

3- Predisponiamo il monitoraggio dei risultati. Controllare costantemente il flusso di lavoro ci permetterà di limitare al massimo le perdite di tempo e altre problematiche che potrebbero crearsi.

Efficienza tecnologica aziendale, strategia precisa e multilivello, cultura interna forte e coesa; questi sono solo alcune delle caratteristiche necessarie per avviare un progetto di smart working di successo.
Anche il più avanzato strumento tecnico, senza una realtà aziendale pronta ad accettare il cambiamento, non sarà sufficiente. Occorre quindi lavorare sulla coscienza aziendale individuale, sulla formazione e sul costruire un rapporto di fiducia solido tra management e lavoratori.

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