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Come organizzare un evento digitale

come organizzare evento digitale

Organizzare un evento digitale o offline, da parte di aziende piccole e grandi, è da sempre un tassello importante delle strategie di marketing di un’impresa.
Un evento ben strutturato può portare vantaggi notevoli in termini di awareness, può permettere di acquisire nuovi leads, di facilitare contatti, stringere accordi e fare networking.

La forza di questo asset è, tradizionalmente, la possibilità di avere un rapporto diretto con le persone.

L’incontro live infatti tende a favorire la condivisione delle idee e facilita la comunicazione, creando una sinergia difficilmente replicabile online.
Cosa fare tuttavia quando, per qualche motivo, diventa impossibile organizzare un evento aziendale offline?
Dobbiamo rinunciare completamente a questo fondamentale strumento di marketing e networking?

La risposta è no! Sfruttando le potenzialità e la varietà degli strumenti tecnologici di cui oggi disponiamo, possiamo convertire gli eventi dal vivo ed organizzare un evento digitale.

TIPOLOGIE DI EVENTI DIGITALI

Come dicevamo, se non vogliamo perdere un canale di acquisizione e comunicazione potente come quello degli eventi, dobbiamo imparare a ri-convertirli.
Dobbiamo essere smart, flessibili e al passo con tutte le innovazioni tecnologiche che possono aiutarci in questo contesto. Conoscere gli strumenti di comunicazione, di condivisione e di lavoro da remoto è senza dubbio il punto di partenza per ottenere ottimi risultati.
Così come, soprattutto in questi ultimi mesi, abbiamo sfruttato nuovi strumenti per lo smart working allo stesso modo dobbiamo approcciarci all’organizzazione di eventi.

Quali sono le manifestazioni che possiamo organizzare in forma di evento digitale?

1- Eventi di formazione. Che siano formazione del personale aziendale, lezioni per studenti o approfondimenti da parte di un esperto del settore, questi eventi si prestano bene ad essere fruiti online. Come? Attraverso l’uso di piattaforme di video conferenza in diretta o registrando un webinar. Soprattutto usando questo secondo strumento avremo a disposizione un contenuto di valore, che potremo diffondere e riutilizzare anche in un secondo momento.

2- Conferenze. È una tipologia di evento che può essere gestita a distanza in modo abbastanza agevole. Gli speaker e gli esperti invitati ad intervenire potranno riunirsi in una sorta di stanza virtuale e condividere la discussione online. In questo caso, la scelta della piattaforma da utilizzare sarà fondamentale e andrà selezionato lo strumento più adatto in base a come vogliamo svolgere l’evento.

3- Comunicazioni aziendali interne o esterne. Una comunicazione scritta può risultare troppo fredda ed impersonale. Ecco perché il management che deve comunicare con i dipendenti o con il suo pubblico può girare uno o più video. Questi poi potrebbero essere mostrati sui canali social o condivisi attraverso strumenti ad hoc come i workspace interni.

E come fare per gli eventi di settore che coinvolgono moltissime persone?

4- Lancio di prodotti e fiere di settore. In questo caso la trasposizione online diventa più complessa ma non impossibile. La prima cosa da tenere in considerazione è il settore in cui opera la nostra azienda. Molti lanci di prodotti o servizi possono tranquillamente essere realizzati online e anzi, potrebbe essere un’opportunità molto interessante per alcune imprese. Un lancio del genere può darci modo di fare uno storytelling creativo, creare aspettativa, condividere contenuti che possono diventare virali. Per le fiere di settore, che rappresentano una risorsa insostituibile per moltissime pmi italiane, stanno emergendo delle piattaforme molto interessanti. Già in altre parti del mondo sono state usate per ricreare eventi online di successo, organizzati come vere fiere virtuali (con tanto di stand, palchi e presentazione delle aziende).

organizzare fiera digitale

 

5- Eventi di networking. L’impatto derivante dall’impossibilità di incontrarsi in un luogo fisico è indubbio. Tuttavia entrare in contatto con altri professionisti ed aziende, scambiare idee e stringere relazioni è fondamentale per qualsiasi tipo di business. In questo caso bisogna ripensare i mezzi e i format per poter superare il distanziamento fisico. Non è irrealizzabile e anzi, molte aziende si stanno già impegnando in tal senso utilizzando particolari piattaforme di comunicazione e sharing, ottenendo ottimi risultati.

6- Eventi per Startup. Durante questo tipo di manifestazioni si riuniscono centinaia se non migliaia di persone. Startupper, investitori, mentor, semplici sostenitori. Come mettere insieme tante persone e fare in modo che questi eventi possano continuare a svolgersi? Bisogna pianificare attentamente tutto lo svolgimento della manifestazione e scegliere gli strumenti tecnologici adeguati. Per una startup partecipare alle competition è fondamentale così come lo è per finanziatori e business angels.

GLI STEP PER ORGANIZZARE UN EVENTO DIGITALE

Come per un evento offline, anche una manifestazione digitale segue delle tappe precise che non differiscono molto da quelle tradizionali.
Ciò che cambia completamente è che gli spazi vengono digitalizzati, che le tempistiche variano così come gli strumenti e, in parte, le figure coinvolte.
Per capire come organizzare un evento digitale dobbiamo seguire una road map precisa costituita da:

  • Fase preliminare. Il momento in cui si definiscono il format, gli obbiettivi, le scadenze, il budget, i ruoli.
  • Fase operativa. Comprende la realizzazione di tutto ciò che serve per far funzionare il progetto. È il momento in cui il team lavora, ognuno con i propri task, per “allestire” l’evento.
  • Svolgimento dell’evento. È il momento in cui la manifestazione è in atto e quello in cui il team deve monitorare che tutto prosegua secondo lo schema prestabilito. Il livello d’attenzione deve essere massimo, per poter garantire il corretto svolgimento dell’evento.
  • Fase conclusiva. Dopo che il sipario si è chiuso, tiriamo le somme di ciò che abbiamo realizzato. Ricordiamo sempre di ringraziare tutti i partecipanti e chi ha lavorato alla realizzazione dell’evento. Elenchiamo i punti forti e le criticità del nostro lavoro per usarli in vista di futuri eventi.

DALL’OFFLINE ALL’ONLINE

Come abbiamo detto finora quando convertiamo un evento tradizionale cambiano strumenti, tempistiche e supporti tecnologici.
Nonostante alcune difficoltà tecniche che possiamo incontrare come scarsa conoscenza delle piattaforme o barriere nell’adozione di certi protocolli, ci sono anche dei risvolti positivi.

Uno su tutti i costi ridotti di organizzazione di un evento digitale.

Pensiamo solo alla prenotazione della location, ai materiali cartacei, ai costi per il cibo, per gli spostamenti etc. Un risparmio di budget piuttosto consistente.
Convertendo una parte o tutti gli eventi aziendali da offline ad online potremo avere vantaggi sul lungo termine. Acquisiremo nuove skills, renderemo più facili le nostre attività e ridurremo una parte delle spese della nostra azienda.

Cosa cambia quando organizziamo un evento digitale?

  • Non dobbiamo più scegliere la sede ma la piattaforma più adatta
  • Gli inviti non saranno cartacei ma digitali, così come le locandine, i flyer e il programma
  • La partecipazione dei relatori sarà facilitata visto che non dovranno spostarsi fisicamente
  • Con una buona strategia di comunicazione e una buona organizzazione si potranno avere diffusione e partecipazione notevoli
  • Potremo sfruttare i contatti ottenuti per ricontattare i partecipanti ed effettuare attività di remarketing

COME ORGANIZZARE UN EVENTO DIGITALE

I primi passi da fare per assicurarci di realizzare un evento di successo è senza dubbio prendere tutte le decisioni strategiche del caso. Definiamo quindi i nostri obbiettivi, le tempistiche, il budget a nostra disposizione e il team che sarà coinvolto nell’organizzazione.
In contesti di questo genere non si può improvvisare, quindi se la nostra azienda non è abbastanza preparata in materia è meglio rivolgersi a dei professionisti.
Per evitare che si generi confusione durante i lavori bisognerà assegnare la direzione del progetto ad una sola persona.
Un project manager o un event manager si dovrà occupare di monitorare il team preposto e l’avanzamento dei lavori e dovrà assegnare compiti ad ogni membro della squadra. Dare task precisi, comunicare costantemente tra membri del team e accertarsi che nessuna area di lavoro rimanga scoperta è fondamentale.

Quali sono gli aspetti più importanti per organizzare un evento digitale?

1- Creazione sito o landing page. La prima attività da fare è creare un sito o una landing page dell’evento. In esso dovremo riportare tutte le informazioni relative all’evento (data, durata, scaletta, relatori, modalità di accesso, la piattaforma su cui seguirlo, etc). Cerchiamo di aggiornare costantemente le informazioni, di renderle fruibili e chiare e di monitorare costantemente il traffico sulla pagina.

2- Creazione contenuti. All’interno del team non deve mai mancare un content creator, un professionista preposto ad ideare i contenuti da utilizzare sul sito, sui canali social e ovunque sia richiesto. Contenuti di qualità, accattivanti e realizzati secondo uno schema prestabilito, aumenteranno la diffusione, la condivisione ed il coinvolgimento degli utenti. Utilizzare un calendario editoriale è una buona idea per tenere sempre sotto controllo cosa viene pubblicato e quando.

3- Strategia di comunicazione. Non esiste evento di successo senza una buona campagna di comunicazione a suo supporto. Il responsabile di questo aspetto deciderà il tone of voice da usare, su quali piattaforme diffondere i contenuti e monitorerà le reazioni degli utenti. È utile personalizzare la comunicazione in base al canale, per renderla meno monotona e per dare risalto a contenuti differenti nei vari contesti. Possiamo anche creare un hashtag ad hoc, da utilizzare prima e durante tutto l’evento.

4- Advertising sui social. Possiamo decidere di allocare un budget da spendere in adv su Google o sui social. Individuiamo un target di riferimento preciso e attiriamolo con una sponsorizzazione mirata.

Cosa fare durante lo svolgimento dell’evento

5- Digital PR. Curare il rapporto con i relatori e gli speaker che parteciperanno all’evento è importantissimo. Solo perché l’evento è online non vuol dire che dobbiamo abbandonarli a loro stessi. È fondamentale che ci sia una comunicazione costante, che li teniamo sempre informati e che, qualora lo richiedessero, siamo pronti a fornire tutto il supporto tecnico necessario.

6- Il momento della diretta. Mentre il nostro evento si sta svolgendo, il lavoro non si ferma, anzi! Dobbiamo assicurarci che non ci siano intoppi tecnici, che i tempi degli interventi vengano rispettati e curare la regia. Allo stesso tempo dobbiamo condividere il più possibile l’evento, utilizzando canali diversi, per diffonderlo ed invogliare quanti più utenti a partecipare e a commentare.

7- Il post evento. Ad evento concluso è importantissimo tirare le somme di cosa si è realizzato, individuare eventuali errori e valutare i risultati. Questo ci aiuterà a fare i dovuti aggiustamenti per l’organizzazione di futuri eventi. Chiedere feedback, creare dei contenuti scaricabili gratuiti o fare un piccolo report sui numeri dell’evento sono attività che potranno aiutarci moltissimo.

PMI E OPPORTUNITÀ DIGITALE

Le realtà aziendali italiane affrontano da anni un processo di trasformazione digitale lento e progressivo che, soprattutto a causa dell’emergenza Covid-19, ha avuto un’accelerazione notevole.
Da un lato abbiamo una preziosa opportunità per fare una vera digital transformation dotandoci degli strumenti e delle conoscenze necessari.
D’altro canto, molte PA e PMI sono spaventate ed impreparate ad una svolta digitale completa.
Per questo motivo, rivolgersi a dei professionisti esterni che possano fornire un supporto tecnico e formativo, può essere una scelta oculata.

Up2Lab si è già messo alla prova, trasformando i suoi appuntamenti fisici in eventi digitali e potenziando i servizi di formazione e advisory dedicati alle aziende che vogliono sfruttare al meglio queste opportunità.
L’evento che abbiamo organizzato attraverso la nostra “costola” My Business Hotspot nel corso del mese di Aprile è stato un vero successo a livello di numeri e di reazione del pubblico.
Di seguito una piccola infografica esplicativa dei risultati del nostro evento online RE-START, che è stato un banco di prova ma anche un’opportunità incredibile di informare, dialogare e fare smart networking.

 

infografica evento digitale re start

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